□曹国记

觉得自己很忙，但是说不出自己究竟忙了些什么；常常忘掉自己是否做过某项工作，以至于经常会出现一些工作重复与遗漏的状况；有很多事情要做，可是在执行过程中往往会将各项工作弄得一团糟糕，不同的事情会纠缠在一起，难以理清……许多人都觉得每天时间不够用，快下班了还有一堆事情没完成。工作忙碌起来，更是手忙脚乱的。

正因为经常遇到混乱的状况，人们经常会在一些必须要做的事情上产生拖延现象。针对这种状况，人们必须有意识地建立一个稳定的事务处理系统，通过这个系统，人们可以把所有事务都反映在列表中。

那么该如何打造这样一个稳定的事务处理系统呢？著名的效率管理专家戴维·艾伦提出了一个比较完整的时间管理方法，就是GTD时间管理法。它的核心内容基本上包含在“收集、整理、组织、回顾、行动”这5个步骤中。

1.收集

通常人们会强行记忆自己做了哪些，以及哪些没有做，可是强行记忆的效果并不好，反而经常会出现漏洞，同时也增加了大脑的负担。

为了确保自己的工作不会出现什么遗漏，艾伦主张使用文件夹、U盘、光盘、工具箱、纸张、电子邮箱、或者是掌上电脑等装载工具，来收集那些自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情。经过收集，需要去做的事情就会被明确记录下来，大脑内部有关工作事项的记忆会及时得到清空，这样做有助于解放大脑的其他功能，比如说思考。

2.整理

信息被系统地装在一起，往往处于混乱的状态，因此工作者需要花费时间定期或者不定期地对它们进行初步整理，确保自己尽快清空这些文件夹或者电脑。

在初步整理之后，工作者需要意识到哪些是可以付诸行动的，哪些没有必要付诸实施，对于那些不能付诸行动的内容，工作者可以将其大致分类成参考资料、日后可能需要处理以及垃圾。对于那些可以付诸行动的信息最好设定一个时间界限，这个时间界限一般以2分钟为准。那些能够在2分钟内完成的事情最好立即着手去做，不要拖延得更久。那些不能在2分钟内完成的工作，则可以推到下一步行动中进行组织。

3.组织

一些不能够在2分钟内解决的工作事项，需要进行进一步仔细组织，这种组织包含了两个主要方面：

第一，将参考资料设置在一个文档管理系统中，以方便查询；

第二，对下一步行动进行组织，其中分为下一步行动清单、项目清单、等待清单和未来/某天清单。

4.回顾

一般情况下，人们会按照自己的精力、资源、时间来决定那些重要的事情，但有时候拖延症会让人们刻意选择从一些更容易做的事情入手。

为了确保行动者制定的行动列表和提醒需要发挥应有的作用，当前面的工作都完成之后，工作者需要定期对主要的“行动”，“项目”和“等待”的事项进行回顾。

确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，这是保障GTD系统正常运作的一个基本前提。

5.行动

组织工作是非常重要的一部分，但是将全部时间花在组织上并不合理，因为组织得再好而没有人去执行，最终也不具备任何实际意义，而整个GTD系统充其量不过是一个摆设。

为了发挥系统的现实意义，相关内容必须在实践中得到验证，这就是行动的价值所在。

行动以前面几项工作尤其是组织工作为指导，此外执行者需要优先考虑时间的多少、精力的好坏以及任务的重要性，然后选择清单上的事项采取积极的行动，这样能够有效避免拖延症的出现。

很多人特别有才干，他们有思路也有技术。然而却总是无法按时完成计划。之所以出现这样的情况，有些是因为总是认为时间足够充裕，而不立即采取行动，最后又常常陷入时间不够用的困局；有些是因为不会高效地运用时间，从而导致效率低下；还有一些是因为被各种琐事耗尽了时间，重要的事情却无法完成……归根结底，都是因为缺乏时间管理观念，从而使自己常常处于“瞎忙”的状态。

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